Jak rozliczyć zagraniczną podróż służbową

Zapis znajdujący się w art. 29 par. 1 Kodeksu pracy mówi o tym, że miejsce pracy powinno być określone w umowie, którą zawiera pracodawca i pracownik. Art. 7 par. 1 KP stanowi o tym, że pracownik wykonujący na polecenie pracodawcy obowiązki służbowe poza miejscowością, w której mieści się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy, powinien mieć wypłaconą należność, z której będzie mógł pokryć koszty podróży służbowej.

Od czego zależy wysokość wynagrodzenia

Zagraniczna podróż służbowa daje pracownikowi nie tylko prawo do diety czy zwrotu kosztów, które pracownik poniósł w związku z jej odbywaniem. Najczęściej z jej tytułu pracownikowi przysługuje również wynagrodzenie, w tym za pracę nadliczbową. Wysokość wynagrodzenia zależy od tego, na jakie dni i godziny przypadała praca nadliczbowa oraz jakie zadania w tym czasie wykonywał pracownik. Wynagrodzenie pracownika w zagranicznej podróży służbowej powinno być określone w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy lub umowie o pracę. Zdarza się, że w tych dokumentach nie występują takie regulacje. W związku z tym wynagrodzenie powinno być wypłacane zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 roku. Mianowicie, pracownikowi należy wypłacić zaliczkę w obcej walucie (może być również wypłacona w złotówkach, ale jej równowartość musi być zgodna z kursem w danym dniu), która pokryje niezbędne wydatki związane z wyjazdem. Wysokość zaliczki powinna określić wstępna kalkulacja kosztów. Rozliczenia należy dokonać w walucie, w której otrzymano zaliczkę, wymienialnej lub polskiej, wg średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Diety z tytułu podróży zagranicznej

Pracownikowi, który na polecenie pracodawcy odbywa zagraniczną podróż służbową, przysługują z tego tytułu diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę. Dietę z tytułu zagranicznej podróży służbowej ustala się w następujący sposób: za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, za niepełną dobę podróży: do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety, ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości. Konkretna wysokość diety za dobę zagranicznej podróży służbowej zależy od docelowego państwa tej podróży. Wysokość diet przysługujących za pobyt w poszczególnych krajach regulowana jest przez Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej

Pracownikowi przysługuje 14 dni na rozliczenie podróży służbowej, od dnia jej zakończenia. W tym celu powinien on przedłożyć odpowiednie dokumenty, takie jak rachunki, faktury i bilety. Jeśli ich nie posiada, zobowiązany jest do złożenia pisemnego oświadczenia, w którym określi wysokość wydatków oraz wyjaśni, dlaczego takowych dokumentów nie posiada.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *